Положение об электронном документообороте Общего отдела Ассоциации СОАУ «Меркурий» и хранения дел членов Ассоциации СОАУ «Меркурий»

УТВЕРЖДЕНО

Решением Советом Ассоциации

Протокол № 07/03-19 от 19 марта 2019 г.

 

 

 

Положение об электронном документообороте Общего отдела Ассоциации СОАУ «Меркурий» и хранения дел членов Ассоциации СОАУ «Меркурий»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2019г.

1. Общие положения.
   • Настоящее положение устанавливает систему делопроизводства Общего отдела Ассоциации СОАУ «Меркурий» (далее-Ассоциация)
   • Настоящее положение разработано в соответствии с требованиями Федерального закона №127-ФЗ от 26 октября 2002г. «О несостоятельности (банкротстве)» (далее - Закон о банкротстве), Федерального закона «О саморегулируемых организациях» № 315-ФЗ от 01.12.2007 г., Постановление Правительства Российской Федерации от 01 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», Федерального закона № 152-ФЗ от 27 июля 2006 г. «О персональных данных», Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г., Устава Ассоциации СОАУ «Меркурий» (далее – Ассоциация), а также иных внутренних документов Ассоциации.
   • Положение определяет порядок приема, учета, регистрации входящих документов, подготовку, хранения и использования документов о соответствии кандидатур арбитражных управляющих. Хранение, обновление и использование личных дел арбитражных управляющих.
   • Общее руководство делопроизводством осуществляет Исполнительный орган Ассоциации (далее - руководитель). Он обеспечивает изучение работниками требований настоящей Инструкции и осуществляет контроль за ее исполнением.
   • Непосредственное ведение делопроизводства осуществляет лицо, назначенное ответственным за делопроизводство руководителем Ассоциации (далее – начальник отдела) и несет ответственность за исполнение требований настоящей Инструкции.
   • При увольнении или временном отсутствии (отпуск, командировка, болезнь) все неисполненные документы, находящиеся у работников, согласно указанию руководителя, передаются другому исполнителю через ответственного за делопроизводство. При увольнении ответственного за делопроизводство, числящиеся за ним документы, штампы, печати, бланки, средства оргтехники передаются вновь назначенному лицу по акту, утверждаемому руководителем

 

 

2. Ведение и хранение личных дел арбитражных управляющих

 

• Хранение документов, подтверждающих статус и соответствие арбитражного управляющего в соответствии с ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», а также иных документов, представленных в Ассоциацию, относящихся к статусу арбитражного управляющего, осуществляется путем формирования дела по каждому арбитражного управляющего-члену Ассоциации. Документы по всем членам Ассоциации хранятся в электронном виде на сервере Ассоциации.
• При поступлении документов, касающихся статуса арбитражного управляющего, ответственный за делопроизводство вносит поступивших документы в программу «СРО-Реестр» и сохраняет электронный документ электронное дело арбитражного управляющего.
• Хранению в электронном виде подлежат следующие документы, относящиеся к статусу и соответствию арбитражного управляющего:

2.3.1. Свидетельство о сдаче теоретического экзамена.

2.3.2. Свидетельство о прохождение стажировки арбитражного управляющего.

2.3.3. Паспорт.

2.3.4. Диплом об образовании.

2.3.5. Полис или договор страхования ответственности арбитражного управляющего.

2.3.4. Справка об отсутствии судимости (срок действия 1 год).

2.3.5. Справка об отсутствии дисквалификации (срок действия 1 год).

2.3.5. Справка с работы (подтверждающая стаж руководящей должности).

2.3.6 Трудовая книжка.

2.3.7. Свидетельство о ежегодном повышении квалификации.

2.3.8. Свидетельство о повышении квалификации в делах о банкротстве отдельных категорий юридических лиц.

2.3.9. Полис и договор дополнительного страхования ответственности.

2.3.10. Согласие на обработки персональных данных арбитражного управляющего.

2.3.11. Прочие документы.

 

• Общие требования к электронному документу обороты личных дел арбитражных управляющих

2.4.1. Документы подлежат хранению в формате pdf или формате графического изображения (jpeg прочие)

2.4.2. Документы хранятся отдельными файлами в соответствии с п.2.3.

 

• Порядок приема документов в электронном виде.

2.5.1. Документы считаются поступившими в Ассоциацию по средствам направления электронной почтой по официальному адресу Ассоциации, а также на любой из адресов домена @soautpprf.ru

2.5.2. Документы, поступившие почтой России в адрес Ассоциации, подлежат сканированию и сохранению в формате pdf в личное дело арбитражного управляющего.

2.5.3. Документы, переданные арбитражным управляющим нарочно в адрес Ассоциации, подлежат сканированию и сохранению в формате pdf в личное дело арбитражного управляющего.

 

3. Порядок приема, учета, регистрации входящих документов, рассмотрение и исполнение, хранения и использования документов о соответствии кандидатур арбитражных управляющих Ассоциации в электронном виде.

 

• Прием и регистрация входящих документов.
  • Прием входящих документов осуществляется из следующих источников:

- получение писем из отделения почтовой связи;

- получение писем по электронной почте на официальный адрес Ассоциации и по адресу начальника Общего отдела;

- получение писем курьерской доставкой по месту нахождения Ассоциации.

 

• Регистрация входящих документов

1. Документы регистрируются:

Входящие-в день поступления

Исходящие-в день подписания Конкурсной комиссией

2. Документы, поступившие из всех источников п.3.1.1 подлежат общей регистрации входящих документов Ассоциации.
3. На документы проставляется штамп входящего Ассоциации «Меркурий» с номером и датой входящего.
4. Поступившие документы сканируются ответственным за это секретарем. (сканированию подлежит входящий документ со штампом)
5. Входящая корреспонденция сканируется и регистрируется в учетно-реестровой программе Ассоциации «SharePoint»

 

• Рассмотрение и исполнение документов

1. Сроки исполнения документов исчисляются со дня поступления их в Ассоциацию. Если окончание срока исполнения приходится на нерабочий день, то последним днем срока считается первый следующий за ним рабочий день.
2. На основании поступившего входящего, с необходимостью представления кандидатуры арбитражного управляющего, электронным письмом запрашиваются заявления арбитражных управляющих, изъявивших согласие быть утвержденным в деле о банкротстве.
3. На основании поступившего входящего, с указанием конкретной кандидатуры арбитражного управляющего запрашивается заявление о согласии арбитражного управляющего указанного в запросе.
4. После получения согласия и определения кандидатуры арбитражного управляющего сотрудником с помочью программы СРО-Сервис формируется карточка назначения арбитражного управляющего с указанием основных данных, а именно:

-номер и дата входящего

-дата заседания

-должник и его адрес

-заявитель (при наличии) и его адрес

-арбитражный управляющий

-номер и дата исходящего

-номер и дата протокола

5. Формируются протокол, мотивированное заключение, сопроводительное письмо, информационное письмо об отказе, в зависимости от решения по кандидатуре. в формате pdf.
6. Сформированные документы передаются на подпись членам и председателю Конкурсной комиссии. Подпись осуществляется с помощью «электронной подписи». Усиленную подпись ставит Председатель Конкурсной комиссии.
7. После подписания документов Конкурсной комиссии формируется реестр на отправку писем должникам и заявителям. Письма подлежат отправки через сервис почты России «ИС Электронная Почтовая Система (ИС ЭПС)».
8. Комплект документов о соответствии кандидатуры отправляется в Арбитражный суд через систему «мой арбитр» без дополнительной отправки в бумажном виде. Подтверждение отправки сохраняется с электронной почты в папку с документами о соответствии по наименованию должников.
9. Хранение документов о соответствии кандидатур осуществляется на сервере Ассоциации СОАУ «Меркурий».